汇款通知综合指南

Leo Kwek 郭耀阳

Leo Kwek 郭耀阳

2024-04-17

汇款通知综合指南

对于商品和服务的买卖双方来说,了解发票流程是有害无益的。作为甲方,向乙方发送汇款通知有助于对方将收到款项与发票和服务内容相匹配。作为乙方,要求甲方提供汇款通知有助于简化应收账款流程。

那么,什么是汇款通知呢?下文将提供一份详细的指南。

什么是汇款?

汇款是指将资金转移或寄送给另一方。支付海外账单或发票也属于汇款的范畴,但更多的时候,汇款是指海外工作者将资金汇回其居住在祖国的亲友。

什么是汇款通知?

简而言之,汇款通知是甲方向供应商发送的支付确认文件。通常情况下,当甲方想要告知供应商付款已经完成时,汇款通知可以成为最直接的证据。从某种意义上说,汇款通知可以被视为收银机上打出来的收据小票。汇款通知的主要作用是将发票与付款进行对应。

尽管随着在线支付的普及,汇款通知的必要性逐渐降低,但即使通过线上支付渠道向供应商支付款项,发送一封关于汇款状态的电子邮件仍然是一种维护合作伙伴关系的商务礼仪。

汇款通知中应该包括哪些内容?

汇款通知中应该包括哪些内容?

汇款通知中需要包含的关键信息如下:

  • 汇款方的名称和地址
  • 收款方的名称和地址
  • 汇款方式
  • 汇款金额
  • 发票编号

最好在汇款通知上包含公司抬头,列出公司名称以及处理汇款相关业务的组织成员的联系方式,以便供应商在对汇款产生疑问时能联系到相应的负责人。

一定要发送汇款通知吗?

汇款通知并不是强制性的,但发送汇款通知是商务交往中的一种礼仪,有助于维护供应商关系。供应商之所以会希望收到汇款通知,一方面是为了保留业务记录,另一方面是因为汇款通知有助于与开具的发票进行对账。对于付款方来说,准备汇款通知并不需要花费额外的精力,因为许多供应商会在开具发票时同步附上汇款通知的模板,这样甲方既不需要在准备汇款通知商费心,又能确保汇款通知的信息全面且格式正确。

汇款通知有哪些类型?

汇款通知有以下几种不同类型:

  • 基本汇款通知 一封包含发票编号和付款金额的简单信函。
  • 手撕型汇款通知 通常随发票附送,以鼓励甲方填写并寄回。
  • 扫描型汇款通知 甲方可以通过扫描来提交汇款通知。

发送汇款通知的最佳方式是什么?

想要向供应商发送汇款通知,最常用的方式是通过电子邮件。在发送汇款通知的电子邮件时,请务必确保在收件人地址栏中输入准确的乙方联系人信息。如果不慎将邮件发送到乙方公司的通用邮箱,该汇款通知邮件极有可能会被忽略,从而失去其应有的意义。

 

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Leo Kwek 郭耀阳

郭耀阳是新华乐(前称安家狮城)的创始人,一个土生土长的新加坡人。从事房地产多年,专注于私宅销售和商业地产,为无数的新移民和海外买家提供了专业的置业安家以及投资规划。

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